档案的实体案卷或文件的完整性需要检查和加固性处理
当案卷或文件有规格不一、纸张破损、卷边折边等情况，就需要启动实体修整工作，以确保档案实体平整清洁，适于数字化。修整性工作包括美观性整理与加固性整理。美观性整理主要是指档案材料的清洁，包括清扫灰尘，去除残留装订物，舒展折边卷边等。其目的是使纸质档案实体高质量进入扫描设备。加固性整理，一般指对非标准规格档案、破损档案、过脆档案进行衬页、托裱等，进一步保护和延长实体寿命。
对于档案实体整理标准是客观判断来进行合理干预及真实还原
档案实体是数字性和保护的客体，是数字化设备的直接作用对象，是直接影响档案数字化品质的关键因素之一。在实施数字化之前，对于档案实体的客观整理标准就是客观判断档案实体状态，干预、真实还原，大限度保留原始档案的原汁原味。它的整理标准包括：页码标记完整准确，不缺页跳页；档案案卷或文件整洁整齐，无卷边，无折页；如遇纸张发脆或载体破杯（如虫蛀、磨损等）要以宣纸托裱、修补或加固；页码规范，无跳页缺页漏页；脊背装订且纸张状况良好的可视情况进行裁剪，非标准规格的档案应通过接边、衬纸等方式进行加工，做好这些利于快速扫描。
电子档案规范进行著录有利于提高利用和其凭证作用
随着档案信息化的不断推进，电子档案著录工作也将不断深入，为了满足电子档案著录工作的实际需要，加强电子档案的管理，明确电子档案可以对数字化前整理的著录环节进行规范，准确地对纸质档案数字化成果进行著录，这样不仅可以有效提高纸质档案数字化成果的检索成功率，增加档案的利用率，同时还能够保证电子档案的真实性、有效性、完整性，从而发挥档案的凭证作用。
积存零散档案整理需要熟悉立档单位及档案历史和现状
积存零散文件的整理，一般是从研究立档的历史沿革和档案状况开始的。只有熟悉了立档单位及其档案的历史和现状，才能深刻地了解和掌握被整理档案的各种特点，才能正确地解决整理工作中一系列的实际问题。对立档单位历史沿革和档案状况研究的结果，应写成书面材料，通常称为“立档单位和全宗历史考证”，这个作为整理工作方案的一部分，或作为单行材料。
以上信息由专业从事纸质档案整理外包服务的北京中泰德信于2025/4/28 21:09:45发布
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