档案分类要注意详细划分来规避不利影响
档案进行分类时,通常要求按照产品型号、设备型号、项目编号等进行子类的划分,并根据子类进行整理组成案卷,但在具体整理工作中,时常出现部分文件无法归属于哪个具体的型号或项目的情况,或者文件与几个型号或项目都存在着一定的关联性,这会加大档案组卷难度。档案资料的利用价值,即使属于同一产品、同一设备或同一项目也有所区别,同时也会影响档案资料的保管期限,但在实际整理过程中,档案组卷后,通常会将这些不同保管期限的档案集中管理,并进行装订固化,不仅不利于后期检索利用,同时也对后期档案价值鉴定工作的有序开展造成阻碍。且在档案整理工作中,档案信息著录通常以案卷为著录单位,而未对该卷的每份档案信息逐一进行著录,这样会导致档案信息内容不够明确,对后期档案信息的开发利用造成不利影响。
整理积存档案的工作程序
整理积存档案文件特别是零散档案文件,在研究立档单位及其档案情况的基础上制订整理工作方案时,必须科学地安排整理工作程序,它对于提高工效和整理质量具有直接意义。整理积存零散文件的工作程序大致如下: (1)区分全宗; (2)全宗内档案的分类(分类中补充区分全宗) : (3)初步立卷(立卷中补充分类),拟写标题草稿: (4)案卷的初步排列: (5) 调整案卷,修改标题,系列排列案卷内的文件,确定案卷的日期。
档案整理的分类和实用整理步骤
根据所有的档案把不同类别的档案区分开来;鉴别每一份文件的保管期限,相同保管期限、相同类别的档案材料作为一个组卷单位,不同类别、不同保管期限 资料不能混装在同一个档案盒中。排序采用年度一保管期限一分类的方法,同一保管期限的档案资料,同一责任者的档案资料按档案形成的时间先后排序,报告、请示件要同批示、批复一起组件,批复、批示在前,请示报告在后;正件在前、附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后重大活动资料可装订成册,作为一件。在组卷过程中,去掉 重复的档案材料,同类文件较少的能够立薄卷。
以上信息由专业从事业务档案整理解决方案的北京中泰德信于2024/7/26 10:32:28发布
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